Organiser un événement d'entreprise à Nancy : le guide
Le calendrier, les questions à poser au lieu et les points à vérifier sur le devis avant de valider.
Le calendrier
Les soirées de fin d'année se réservent souvent dès l'automne : les dates de décembre partent parfois dès octobre.
Cadrez votre besoin
- Fixer le format, le nombre de participants et le budget par personne.
- Choisir la date et le créneau : déjeuner, afterwork, soirée.
- Lister les besoins techniques : écran, micro, wifi.
Comparez et réservez
- Demander vos devis, jusqu'à cinq lieux à la fois.
- Comparer les devis à prestation égale.
- Valider le lieu, avec un bon de commande si votre entreprise l'exige.
Invitez
- Envoyer l'invitation avec une date limite de réponse.
- Recueillir les contraintes alimentaires.
- Caler le programme : accueil, prise de parole, repas.
Confirmez les participants
- Donner le nombre définitif, avant la date indiquée sur le devis.
- Tester les supports de présentation avec le lieu.
- Confirmer le nom de votre interlocuteur sur place.
Recevez votre facture
- Facture adressée directement par l'établissement, au nom de l'entreprise.
- Vérifier sa conformité au devis signé.
Les questions à poser au lieu
Les espaces
- Salle privative ou privatisation totale : laquelle convient à notre groupe ?
- Combien de personnes assises, debout ou en cocktail ?
La technique
- Disposez-vous d'un écran ou d'un vidéoprojecteur ?
- Y a-t-il un micro et une connexion wifi fiable ?
Les formules
- Que comprend la formule, en quantité par personne ?
- Les boissons sont-elles au forfait ou à la consommation ?
L'horaire
- À quelle heure peut-on s'installer ?
- Jusqu'à quelle heure le lieu est-il à nous ?
La facturation
- Une facture au nom de l'entreprise est-elle possible ?
- Acceptez-vous un bon de commande ?
Les conditions
- Quel acompte, et à quelle date ?
- Quelles conditions d'annulation ou de report ?
Les points à vérifier sur le devis
Avant de valider, relisez le devis avec cette liste.
- Le nom et l'adresse de l'entreprise.
- La date, les horaires et l'espace réservé.
- Le nombre de participants et la date limite d'ajustement.
- Le détail de la formule par personne, HT et TTC.
- Les boissons : incluses, au forfait ou à la consommation.
- Les suppléments : technique, service, heures en plus.
- Le montant de l'acompte et les échéances.
- Les conditions d'annulation et de report.
Les petits détails qu'on oublie
Le mot d'accueil
Quelques mots pour lancer la soirée et remercier les équipes.
La présentation au bon moment
Avant le repas, quand l'attention est encore là.
Les invités extérieurs
Clients ou partenaires : une liste à l'accueil, avec leur nom.
Les contraintes alimentaires
Recueillies avec les inscriptions, puis transmises au lieu.
Le retour
Dernier tram, taxis ou covoiturage : prévu pour chacun.
Les photos
Prévenir les participants si des images seront diffusées.
Le vestiaire
Un endroit pour les manteaux et les affaires de la journée.
La facture
Transmise au bon service, avec la référence du bon de commande.
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