Organiser un EVJF ou un EVG à Nancy : le guide des témoins
Le calendrier, la gestion des participations et les questions à poser au lieu, pour une soirée sans fausse note.
Le calendrier
Les samedis soir partent vite : fixez la date avec le groupe, puis réservez sans tarder.
Fixez la date avec le groupe
- Proposer deux ou trois dates au groupe.
- S'accorder sur le budget de chacun.
- Repérer les lieux qui correspondent.
Réservez
- Demander vos devis, jusqu'à cinq lieux à la fois.
- Préciser dans la demande qu'il s'agit d'une surprise.
- Valider le lieu et régler l'acompte, selon ses conditions.
Réunissez les participations
- Avec le paiement séparé, chacun règle sa part directement au lieu.
- Tout régler au plus tard 15 jours avant la soirée.
- Relancer les retardataires, avec bienveillance.
Calez le programme
- Donner le nombre définitif de participants.
- Fixer le déroulé : dîner, puis soirée sur place ou dans un bar.
- Organiser les retours de chacun.
Faites la fête
- Accueillir la personne fêtée comme prévu.
- Profiter : l'établissement s'occupe de tout.
Les questions à poser au lieu
L'espace
- À partir de combien de personnes l'espace est-il proposé ?
- L'espace est-il réservé, privatif ou s'agit-il de tout l'établissement ?
L'ambiance
- Peut-on danser et finir après 1 heure ?
- Peut-on passer notre musique ?
Les formules
- Proposez-vous une formule en deux temps, dîner puis soirée ?
- Que comprend la formule, par personne ?
Le paiement
- Chaque participant peut-il régler sa part ?
- Quelle est la date limite de paiement ?
Les boissons
- Proposez-vous un forfait boissons ?
- Pratiquez-vous le droit de bouchon ?
Les conditions
- Que se passe-t-il en cas de désistement d'un participant ?
- Quel acompte, et quelles conditions d'annulation ?
La gestion des participations
Décidez ensemble si la part de la personne fêtée est offerte par le groupe, puis calculez la part de chacun.
| Formule du lieu | ……… € par personne × ……… participants = ……… € |
| Part de la personne fêtée, offerte par le groupe | ……… € |
| Activités et extras | ……… € |
| Total du groupe | ……… € |
| Part de chacun | ……… € ÷ ……… participants payants = ……… € |
Les petits détails qu'on oublie
La surprise
Nous ne correspondons qu'avec les organisateurs : rien ne filtre.
Le retour
Dernier tram, VTC ou conducteur désigné : prévu avant la soirée.
Les accessoires
Tenues ou déguisements : vérifiez qu'ils sont bienvenus dans le lieu.
Les contraintes alimentaires
Recueillies avec les inscriptions, puis transmises au lieu.
Des défis qui lui ressemblent
Des moments drôles, jamais gênants : la soirée doit lui plaire.
Les photos
Partagées dans le groupe, pas au-delà, sauf accord de chacun.
Les désistements
Une règle fixée d'avance : qui paie si quelqu'un se retire.
Le règlement
Les parts réglées au plus tard 15 jours avant, pour une soirée sereine.
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